E-Mail mit eigener Domain: Aufgaben von Hosting und DNS

Ihre Website und E-Mails können bei verschiedenen Anbietern laufen. Deshalb ist es sinnvoll, Webhosting, Postfächer und von der Anwendung verschickte Nachrichten getrennt zu planen.

Illustration von E-Mail Zustellung und Einträge im DNSn

Empfang und Versand sind nicht derselbe Dienst

MX Einträge bestimmen, wohin Nachrichten für eine Domain zugestellt werden. Eine Änderung kann alle Postfächer betreffen, auch wenn Sie nur die Website neu aufbauen. Nachrichten aus einem Kontaktformular oder Onlineshop benötigen außerdem einen verlässlichen Versanddienst. Prüfen Sie, ob der Anbieter Ihre Anwendung unterstützt, welche Versandgrenzen gelten und wie Sie von unzustellbaren Nachrichten erfahren.

Fragen Sie nach Postfächern und Zugriff

Prüfen Sie bei jedem Tarif die Zahl der Postfächer, Speicherplatz, Anhanggröße, IMAP und SMTP Zugang, Wiederherstellungsmöglichkeiten und den Umzugsablauf. Manchmal teilen sich E-Mails und Website denselben Speicherplatz. Fragen Sie auch, ob Nutzer eine Anmeldung mit mehreren Faktoren aktivieren können und wer den Zugriff auf gemeinsame Postfächer verwaltet.

Domainauthentifizierung hilft den Empfängern

SPF nennt zulässige Versandquellen, DKIM signiert Nachrichten und DMARC verbindet die Ergebnisse mit der als Absender angezeigten Domain. Die Einrichtung muss alle tatsächlichen Versandquellen abdecken, einschließlich Rundmails und Onlineshop. Ohne vollständige Liste können auch legitime Nachrichten beeinträchtigt werden. Der DMARC Standard beschreibt, wie diese Prüfungen zusammenwirken.

Exportieren Sie vor einer Änderung am DNS die vorhandenen Einträge und testen Sie Empfang und Versand aus allen genutzten Systemen. Eine Website kann nach einem Umzug funktionieren, während Bestellbestätigungen oder Antworten an Kunden ausbleiben.

Fragen Sie bei der Anbieterwahl, wie die bisherige Postfachhistorie umgezogen wird. Bei manchen Migrationen ändert sich nur die Zustellung neuer Nachrichten; ältere Ordner und Kontakte müssen gesondert übertragen werden. Prüfen Sie vor der Kündigung des alten Dienstes mehrere alte Nachrichten mit Anhängen, Weiterleitungen und den Zugriff vom Smartphone. Halten Sie fest, wer das Postfach betreut und wo seine Sicherungen liegen. Das Webhosting deckt diese Verantwortung möglicherweise nicht ab.